<div dir="ltr"><div><p class="MsoNormal" align="center" style="margin:0in;text-align:center;line-height:normal;font-size:12pt;font-family:Aptos,sans-serif"><b><span style="font-size:14pt;font-family:Arial,sans-serif;color:rgb(7,55,99)">SAM.Gov Registration Expiration – Interim Guidance</span></b></p><p class="MsoNormal" style="margin:0in;line-height:normal;font-size:12pt;font-family:Aptos,sans-serif"><span style="font-size:11pt;font-family:Arial,sans-serif"><br></span>Please be advised that UCR’s SAM.gov registration expired on Saturday, August 15, 2026. This annual registration is mandatory to maintain our eligibility for federal awards. As mentioned in the last newsletter, the renewal application is currently in its final stage of review with the Defense Logistics Agency and could be approved at any moment.</p><p class="MsoNormal" style="margin:0in;line-height:normal;font-size:12pt;font-family:Aptos,sans-serif"> </p><p class="MsoNormal" style="margin:0in;line-height:normal;font-size:12pt;font-family:Aptos,sans-serif">In the interim, the following guidance is being provided to address questions concerning proposals and awards that have been or may be impacted by this lapse in SAM.gov registration as well as clarifying information regarding the drawdown of funds.</p><p class="MsoNormal" style="margin:0in;line-height:normal;font-size:12pt;font-family:Aptos,sans-serif"><br></p><p class="MsoNormal" style="margin:0in;line-height:normal;font-size:12pt;font-family:Aptos,sans-serif"> </p><p class="MsoNormal" style="margin:0in;line-height:normal;font-size:12pt;font-family:Aptos,sans-serif"><b><span style="font-family:Arial,sans-serif;color:rgb(7,55,99)">PROPOSALS</span></b></p><p class="MsoNormal" style="margin:0in;line-height:normal;font-size:12pt;font-family:Aptos,sans-serif"> </p><p class="MsoNormal" style="margin:0in;line-height:normal;font-size:12pt;font-family:Aptos,sans-serif">The expiration of UCR’s SAM.gov registration only affects proposal submissions where the funding sponsor is a federal agency; it should not impact UCR’s ability to submit proposals to non-federal prime sponsors.   </p><p class="MsoNormal" style="margin:0in;line-height:normal;font-size:12pt;font-family:Aptos,sans-serif"> </p><p class="MsoNormal" style="margin:0in;line-height:normal;font-size:12pt;font-family:Aptos,sans-serif">Please note that UCR's proposal submission process has not changed (despite the circumstances).  Proposals, in final form, should continue to be routed to RED at least two (2) business days before the sponsor submission deadline.</p><p class="MsoNormal" style="margin:0in;line-height:normal;font-size:12pt;font-family:Aptos,sans-serif"> </p><p class="MsoNormal" style="margin:0in;line-height:normal;font-size:12pt;font-family:Aptos,sans-serif">Please see recommendations (by sponsor) below.</p><p class="MsoNormal" align="center" style="margin:0in;text-align:center;line-height:18.4px;font-size:12pt;font-family:Aptos,sans-serif"><span style="font-size:14pt;line-height:21.4667px"> </span></p><p class="MsoNormal" style="margin:0in;line-height:18.4px;font-size:12pt;font-family:Aptos,sans-serif"><b><u>National Science Foundation (NSF</u></b><u>)</u></p><p class="MsoNormal" style="margin:0in;line-height:18.4px;font-size:12pt;font-family:Aptos,sans-serif">The following suggested guidance for proposals is based upon whether the solicitation lists a submission Target Date or a Hard Deadline.</p><ul type="disc" style="margin-top:0in;margin-bottom:0in"><li class="MsoNormal" style="margin:0in;line-height:18.4px;font-size:12pt;font-family:Aptos,sans-serif"><b><u>Target Date</u></b>: An NSF Target Date is a flexible due date for submitting grant proposals. Unlike strict cut-off dates, missing a target date does not mean the proposal will automatically be rejected. NSF program officers (PO) can choose to accept and review proposals that arrive after the target date. </li></ul><p class="MsoNormal" style="margin:0in 0in 0in 0.5in;line-height:18.4px;font-size:12pt;font-family:Aptos,sans-serif"> </p><p class="MsoNormal" style="margin:0in 0in 0in 0.5in;line-height:18.4px;font-size:12pt;font-family:Aptos,sans-serif"><b><span style="color:rgb(0,32,96)">Guidance/Recommendation</span></b><span style="color:rgb(0,32,96)"> </span>– Please consider reaching out to the NSF PO listed in the solicitation to confirm if the PO would be willing to accept the proposal for the ‘current’ target fate given that UCR’s SAM.gov registration expired and is pending approval. </p><p style="margin:0in 0in 0in 1in;line-height:18.4px;font-size:12pt;font-family:Aptos,sans-serif"><span style="font-family:"Courier New"">o<span style="font-variant:normal;font-size-adjust:none;font-kerning:auto;font-feature-settings:normal;font-stretch:normal;font-size:7pt;line-height:normal;font-family:"Times New Roman"">   </span></span>In the event the PO is willing to do so and requires confirmation from an Authorized Official that the proposal was finalized by the due date and was timely ready for submission, then please reach out to your assigned RED Officer for assistance. </p><p style="margin:0in 0in 0in 1in;line-height:18.4px;font-size:12pt;font-family:Aptos,sans-serif"><span style="font-family:"Courier New"">o<span style="font-variant:normal;font-size-adjust:none;font-kerning:auto;font-feature-settings:normal;font-stretch:normal;font-size:7pt;line-height:normal;font-family:"Times New Roman"">   </span></span>If the PO is not willing to provide an extension for the current target date, the proposal will be submitted upon reactivation of UCR’s SAM.gov registration, and such proposal will be pushed into the next target date review cycle.</p><p style="margin:0in 0in 0in 1in;line-height:18.4px;font-size:12pt;font-family:Aptos,sans-serif"> </p><ul type="disc" style="margin-top:0in;margin-bottom:0in"><li class="MsoNormal" style="margin:0in;line-height:18.4px;font-size:12pt;font-family:Aptos,sans-serif"><b><u>Hard Deadline</u>:</b> Unlike target dates, other NSF deadlines have a strict cut-off date. NSF will not accept proposals after the hard deadline.</li></ul><p class="MsoNormal" style="margin:0in 0in 0in 0.5in;line-height:18.4px;font-size:12pt;font-family:Aptos,sans-serif"> </p><p class="MsoNormal" style="margin:0in 0in 0in 0.5in;line-height:18.4px;font-size:12pt;font-family:Aptos,sans-serif"><b><span style="color:rgb(0,32,96)">Guidance/Recommendation</span></b><span style="color:rgb(0,32,96)"> </span>– For upcoming proposals with an NSF hard deadline, please contact your RED Officer for assistance in seeking any potential resolution.</p><p class="MsoNormal" style="margin:0in 0in 0in 0.5in;line-height:18.4px;font-size:12pt;font-family:Aptos,sans-serif"> </p><p class="MsoNormal" style="margin:0in;line-height:18.4px;font-size:12pt;font-family:Aptos,sans-serif"><b><u>National Institutes of Health (NIH)</u></b></p><p class="MsoNormal" style="margin:0in;line-height:18.4px;font-size:12pt;font-family:Aptos,sans-serif">For NIH proposal submissions where the deadline has passed, the proposal may be submitted after UCR’s SAM.gov registration is renewed but as a ‘late submission.’</p><p class="MsoNormal" style="margin:0in;line-height:18.4px;font-size:12pt;font-family:Aptos,sans-serif"> </p><p class="MsoNormal" style="margin:0in;line-height:18.4px;font-size:12pt;font-family:Aptos,sans-serif"><b><span style="color:rgb(0,32,96)">Guidance/Recommendation</span></b><span style="color:rgb(0,32,96)"> </span>– If the PI would like to proceed with a late submission, RED will provide a cover letter to be included with the proposal for late submission consideration.  Otherwise, the proposal will be submitted for the next cycle submission date.</p><p class="MsoNormal" style="margin:0in;line-height:18.4px;font-size:12pt;font-family:Aptos,sans-serif"> </p><p class="MsoNormal" style="margin:0in;line-height:18.4px;font-size:12pt;font-family:Aptos,sans-serif"><b><u>Other Federal Agencies</u></b></p><p class="MsoNormal" style="margin:0in;line-height:18.4px;font-size:12pt;font-family:Aptos,sans-serif">To date, RED is unaware of any proposal submission to other federal agencies, which have been impacted by the lapse in UCR’s SAM.gov registration. Depending on the federal agency, a proposal will either be precluded from submission all together or will be rejected without review while our SAM.gov registration remains inactive. </p><p class="MsoNormal" style="margin:0in;line-height:18.4px;font-size:12pt;font-family:Aptos,sans-serif"> </p><p class="MsoNormal" style="margin:0in;line-height:18.4px;font-size:12pt;font-family:Aptos,sans-serif"><b><span style="color:rgb(0,32,96)">Guidance/Recommendation</span></b><span style="color:rgb(0,32,96)"> </span>– To enable RED to try to seek approval for a late submission, it is necessary that the final proposal is submitted to RED timely through Kuali PD, as the Kuali PD may help document that the final proposal would have been submitted prior to the sponsor’s deadline but for UCR’s inactivation in SAM.gov.<u></u></p><p class="MsoNormal" style="margin:0in;line-height:18.4px;font-size:12pt;font-family:Aptos,sans-serif"> </p><p class="MsoNormal" style="margin:0in;line-height:18.4px;font-size:12pt;font-family:Aptos,sans-serif"><br></p><p class="MsoNormal" style="margin:0in;line-height:normal;font-size:12pt;font-family:Aptos,sans-serif"><b><span style="font-family:Arial,sans-serif;color:rgb(7,55,99)">NEW AWARDS AND/OR AMENDMENTS TO EXISTING AWARDS</span></b></p><p class="MsoNormal" style="margin:0in;line-height:normal;font-size:12pt;font-family:Aptos,sans-serif"><b><span style="font-family:Arial,sans-serif;color:rgb(7,55,99)"> </span></b></p><p class="MsoNormal" style="margin:0in;line-height:normal;font-size:12pt;font-family:Aptos,sans-serif">UCR has received several inquiries from federal agencies desiring to issue UCR a new award and amendments to existing awards but are unable to do so until such time as UCR’s SAM.gov registration is renewed.  Please forward any such emails received from a federal sponsor to <a href="mailto:REDalert@ucr.edu" target="_blank" style="color:rgb(70,120,134)">REDalert@ucr.edu</a>, so that SPA management may promptly reach out to the sponsor.</p><p class="MsoNormal" style="margin:0in;line-height:normal;font-size:12pt;font-family:Aptos,sans-serif"> </p><p class="MsoNormal" style="margin:0in;line-height:normal;font-size:12pt;font-family:Aptos,sans-serif"><br></p><p class="MsoNormal" style="margin:0in;line-height:normal;font-size:12pt;font-family:Aptos,sans-serif"><b><span style="font-family:Arial,sans-serif;color:rgb(7,55,99)">DRAWDOWN OF FUNDS ON EXISTING AWARDS</span></b></p><p class="MsoNormal" style="margin:0in;line-height:normal;font-size:12pt;font-family:Aptos,sans-serif"><b><span style="font-family:Arial,sans-serif;color:rgb(7,55,99)"> </span></b></p><p class="MsoNormal" style="margin:0in;line-height:normal;font-size:12pt;font-family:Aptos,sans-serif">Please be advised that UCR's ability to draw down funds on existing federally funded awards are temporarily impacted, however, the expiration of UCR’s SAM.gov registration will not have an impact on salary payments, charges to awards, and other post-award financial matters. UCR may continue to incur expenditures. Because our awards typically are cost-reimbursable, July expenditures were already drawn down before the registration inactivation, and August expenditures will be processed during the standard September drawdown following the reactivation of UCR’s SAM.gov registration. In short, project operations and spending may proceed as normal, with further reimbursement resuming immediately upon renewal.</p><p class="MsoNormal" style="margin:0in;line-height:normal;font-size:12pt;font-family:Aptos,sans-serif"> </p><p style="margin:0in;line-height:18.4px;font-size:12pt;font-family:Aptos,sans-serif">We understand how frustrating this situation must be, especially given the time and effort you have invested in UCR’s research endeavors. Please be assured that we have engaged <span style="font-size:12pt;background-color:transparent">all relevant university, state, and federal contacts who may assist in expediting the </span><span style="font-size:12pt;background-color:transparent">review. We remain hopeful that the renewal will be finalized soon.</span></p><p style="margin:0in;line-height:18.4px;font-size:12pt;font-family:Aptos,sans-serif"> </p><p style="margin:0in;line-height:18.4px;font-size:12pt;font-family:Aptos,sans-serif">Should you have any questions, please forward such inquiries to <a href="mailto:REDalert@ucr.edu" target="_blank" style="color:rgb(70,120,134)">REDalert@ucr.edu</a>.</p></div></div>