<div dir="ltr"><p>Greetings, everyone,</p>
<p>This is a reminder about <strong>proper exam storage and retention requirements</strong> for our department. Please review the following carefully to ensure compliance with university policy:</p>
<ul>
<li>
<p>🗃️ <strong>Exams older than one year</strong> (from <strong>Fall 2024 or earlier</strong>) should be turned in to <strong>me or Lori</strong> for secure departmental storage. We maintain these for recordkeeping and audit purposes.</p>
</li>
<li>
<p>🔐 <strong>Exams from within the past year</strong> (<strong>Winter 2025 to present</strong>) must be kept <strong>under lock and key</strong> at all times. This means that exams cannot be stored in open shelves, shared spaces, or unlocked filing cabinets.</p>
</li>
</ul>
<p>If you <strong>do not currently have a lockable storage space</strong>, or if your exams are stored in a container you <strong>cannot personally lock or access securely</strong>, please contact me as soon as possible. We’ll help you identify or obtain a secure storage solution.</p>
<p>Maintaining exam security is essential for protecting student privacy, maintaining academic integrity, and meeting departmental compliance requirements. Thank you all for taking a few minutes to check your storage spaces and confirm they meet these standards.</p>
<p>Please don’t hesitate to reach out with any questions or if you need help arranging secure storage.</p><div><br clear="all"></div><div><div dir="ltr" class="gmail_signature" data-smartmail="gmail_signature"><div dir="ltr"><font face="tahoma, sans-serif">Best Regards,</font><div><font face="tahoma, sans-serif">Donald Zarate</font></div></div></div></div></div>