<html xmlns:v="urn:schemas-microsoft-com:vml" xmlns:o="urn:schemas-microsoft-com:office:office" xmlns:w="urn:schemas-microsoft-com:office:word" xmlns:m="http://schemas.microsoft.com/office/2004/12/omml" xmlns="http://www.w3.org/TR/REC-html40">

<head>

<meta http-equiv="Content-Type" content="text/html; charset=utf-8">

<meta name="Generator" content="Microsoft Word 15 (filtered medium)">

<style><!--

/* Font Definitions */

@font-face

        {font-family:"Cambria Math";

        panose-1:2 4 5 3 5 4 6 3 2 4;}

@font-face

        {font-family:Calibri;

        panose-1:2 15 5 2 2 2 4 3 2 4;}

@font-face

        {font-family:"Arial Narrow";

        panose-1:2 11 6 6 2 2 2 3 2 4;}

@font-face

        {font-family:"Lucida Handwriting";

        panose-1:3 1 1 1 1 1 1 1 1 1;}

/* Style Definitions */

p.MsoNormal, li.MsoNormal, div.MsoNormal

        {margin:0in;

        font-size:11.0pt;

        font-family:"Calibri",sans-serif;}

a:link, span.MsoHyperlink

        {mso-style-priority:99;

        color:#0563C1;

        text-decoration:underline;}

span.EmailStyle20

        {mso-style-type:personal-compose;

        font-family:"Calibri",sans-serif;

        color:windowtext;}

.MsoChpDefault

        {mso-style-type:export-only;

        font-size:10.0pt;}

@page WordSection1

        {size:8.5in 11.0in;

        margin:1.0in 1.0in 1.0in 1.0in;}

div.WordSection1

        {page:WordSection1;}

--></style><!--[if gte mso 9]><xml>

<o:shapedefaults v:ext="edit" spidmax="1026" />

</xml><![endif]--><!--[if gte mso 9]><xml>

<o:shapelayout v:ext="edit">

<o:idmap v:ext="edit" data="1" />

</o:shapelayout></xml><![endif]-->

</head>

<body lang="EN-US" link="#0563C1" vlink="#954F72" style="word-wrap:break-word">

<div class="WordSection1">

<p class="MsoNormal">Good Afternoon, <o:p></o:p></p>

<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>

<p class="MsoNormal">Friendly reminder that Friday, June 17th, is the last day for Pro Card purchases.  Beyond June 17th, we are unable guarantee purchases made will post to the ledger by June 30th.

<o:p></o:p></p>

<p class="MsoNormal">Please remember, this is to <span style="color:black">guarantee expenses are charged to expiring funds.

</b></span><o:p></o:p></p>

<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>

<p class="MsoNormal">Best,<o:p></o:p></p>

<p class="MsoNormal">Wendi<o:p></o:p></p>

<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>

<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>

<div>

<div style="border:none;border-top:solid #E1E1E1 1.0pt;padding:3.0pt 0in 0in 0in">

<p class="MsoNormal"><b>From:</b> Wendi Tapia <br>

<b>Sent:</b> Tuesday, May 10, 2022 7:40 AM<br>

<b>To:</b> Physics-faculty@lists.ucr.edu; physics-staff@lists.ucr.edu<br>

<b>Cc:</b> Guille Vallejo <guille.vallejo@ucr.edu><br>

<b>Subject:</b> Important Fiscal Closing Deadlines <o:p></o:p></p>

</div>

</div>

<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>

<p class="MsoNormal"><span style="color:black">Good </span>Morning! <span style="color:black">

<o:p></o:p></span></p>

<p class="MsoNormal"><span style="color:black"> <o:p></o:p></span></p>

<p class="MsoNormal"><span style="color:black">As expected this time of year, we are focusing on fiscal closing deadlines. The purpose of fiscal closing is to assist UCR in meeting our collective fiduciary responsibilities by accurately recording financial

 transactions/commitments in preparation for year-end reporting up to UCOP.<o:p></o:p></span></p>

<p class="MsoNormal"><span style="color:black"> <o:p></o:p></span></p>

<p class="MsoNormal"><span style="color:black">These deadlines are specific to <b><i>expiring funds</i></b> as well as any fund in overdraft. In addition to assisting* you with exhausting expiring allocations, it is imperative that overdrafts are both avoided

 and cleared on all fund sources.<o:p></o:p></span></p>

<p class="MsoNormal"><span style="color:black"> <o:p></o:p></span></p>

<p class="MsoNormal"><span style="color:black">Please <b>submit your requests by 5:00 pm</b> of the date listed to guarantee expenses are charged to <b>expiring funds</b>.<i> (Expenses may continue to post beyond these dates, but are guaranteed by Central Accounting

 to post if accurately submitted by the fiscal closing deadlines.)</i><o:p></o:p></span></p>

<p class="MsoNormal"><i><span style="color:black"> </span></i><span style="color:black"><o:p></o:p></span></p>

<p class="MsoNormal"><span style="color:black">Below are the remaining deadlines for FY21/22 closing which most commonly affect your funds:<o:p></o:p></span></p>

<p class="MsoNormal"><span style="color:black"> <o:p></o:p></span></p>

<table class="MsoNormalTable" border="0" cellspacing="0" cellpadding="0" width="438" style="width:328.15pt;margin-left:-.05pt;border-collapse:collapse">

<tbody>

<tr style="height:14.25pt">

<td width="99" nowrap="" valign="bottom" style="width:74.45pt;border:solid windowtext 1.0pt;padding:0in 5.4pt 0in 5.4pt;height:14.25pt">

<p class="MsoNormal"><b><span style="color:black">Day</span></b><span style="color:black"><o:p></o:p></span></p>

</td>

<td width="75" nowrap="" valign="bottom" style="width:56.25pt;border:solid windowtext 1.0pt;border-left:none;padding:0in 5.4pt 0in 5.4pt;height:14.25pt">

<p class="MsoNormal"><b><span style="color:black">Date</span></b><span style="color:black"><o:p></o:p></span></p>

</td>

<td width="263" nowrap="" valign="bottom" style="width:197.45pt;border:solid windowtext 1.0pt;border-left:none;padding:0in 5.4pt 0in 5.4pt;height:14.25pt">

<p class="MsoNormal"><b><span style="color:black">Transaction</span></b><span style="color:black"><o:p></o:p></span></p>

</td>

</tr>

<tr style="height:14.25pt">

<td width="99" nowrap="" valign="bottom" style="width:74.45pt;border:solid windowtext 1.0pt;border-top:none;padding:0in 5.4pt 0in 5.4pt;height:14.25pt">

<p class="MsoNormal"><span style="color:black">Friday<o:p></o:p></span></p>

</td>

<td width="75" nowrap="" valign="bottom" style="width:56.25pt;border-top:none;border-left:none;border-bottom:solid windowtext 1.0pt;border-right:solid windowtext 1.0pt;padding:0in 5.4pt 0in 5.4pt;height:14.25pt">

<p class="MsoNormal"><span style="color:black">May 13<o:p></o:p></span></p>

</td>

<td width="263" nowrap="" valign="bottom" style="width:197.45pt;border-top:none;border-left:none;border-bottom:solid windowtext 1.0pt;border-right:solid windowtext 1.0pt;padding:0in 5.4pt 0in 5.4pt;height:14.25pt">

<p class="MsoNormal"><span style="color:black">equipment orders to post FY22<o:p></o:p></span></p>

</td>

</tr>

<tr style="height:14.25pt">

<td width="99" nowrap="" valign="bottom" style="width:74.45pt;border:solid windowtext 1.0pt;border-top:none;padding:0in 5.4pt 0in 5.4pt;height:14.25pt">

<p class="MsoNormal"><span style="color:black">Tuesday<o:p></o:p></span></p>

</td>

<td width="75" nowrap="" valign="bottom" style="width:56.25pt;border-top:none;border-left:none;border-bottom:solid windowtext 1.0pt;border-right:solid windowtext 1.0pt;padding:0in 5.4pt 0in 5.4pt;height:14.25pt">

<p class="MsoNormal"><span style="color:black">June 7<o:p></o:p></span></p>

</td>

<td width="263" nowrap="" valign="bottom" style="width:197.45pt;border-top:none;border-left:none;border-bottom:solid windowtext 1.0pt;border-right:solid windowtext 1.0pt;padding:0in 5.4pt 0in 5.4pt;height:14.25pt">

<p class="MsoNormal"><span style="color:black">vendor invoices (including subcontracts)<o:p></o:p></span></p>

</td>

</tr>

<tr style="height:14.25pt">

<td width="99" nowrap="" valign="bottom" style="width:74.45pt;border:solid windowtext 1.0pt;border-top:none;padding:0in 5.4pt 0in 5.4pt;height:14.25pt">

<p class="MsoNormal"><span style="color:black">Wednesday<o:p></o:p></span></p>

</td>

<td width="75" nowrap="" valign="bottom" style="width:56.25pt;border-top:none;border-left:none;border-bottom:solid windowtext 1.0pt;border-right:solid windowtext 1.0pt;padding:0in 5.4pt 0in 5.4pt;height:14.25pt">

<p class="MsoNormal"><span style="color:black">June 8<o:p></o:p></span></p>

</td>

<td width="263" nowrap="" valign="bottom" style="width:197.45pt;border-top:none;border-left:none;border-bottom:solid windowtext 1.0pt;border-right:solid windowtext 1.0pt;padding:0in 5.4pt 0in 5.4pt;height:14.25pt">

<p class="MsoNormal"><span style="color:black">ePay requests<o:p></o:p></span></p>

</td>

</tr>

<tr style="height:14.25pt">

<td width="99" nowrap="" valign="bottom" style="width:74.45pt;border:solid windowtext 1.0pt;border-top:none;padding:0in 5.4pt 0in 5.4pt;height:14.25pt">

<p class="MsoNormal"><span style="color:black">Wednesday<o:p></o:p></span></p>

</td>

<td width="75" nowrap="" valign="bottom" style="width:56.25pt;border-top:none;border-left:none;border-bottom:solid windowtext 1.0pt;border-right:solid windowtext 1.0pt;padding:0in 5.4pt 0in 5.4pt;height:14.25pt">

<p class="MsoNormal"><span style="color:black">June 8<o:p></o:p></span></p>

</td>

<td width="263" nowrap="" valign="bottom" style="width:197.45pt;border-top:none;border-left:none;border-bottom:solid windowtext 1.0pt;border-right:solid windowtext 1.0pt;padding:0in 5.4pt 0in 5.4pt;height:14.25pt">

<p class="MsoNormal"><span style="color:black">Travel reimbursements<o:p></o:p></span></p>

</td>

</tr>

<tr style="height:14.25pt">

<td width="99" nowrap="" valign="bottom" style="width:74.45pt;border:solid windowtext 1.0pt;border-top:none;padding:0in 5.4pt 0in 5.4pt;height:14.25pt">

<p class="MsoNormal"><span style="color:black">Wednesday<o:p></o:p></span></p>

</td>

<td width="75" nowrap="" valign="bottom" style="width:56.25pt;border-top:none;border-left:none;border-bottom:solid windowtext 1.0pt;border-right:solid windowtext 1.0pt;padding:0in 5.4pt 0in 5.4pt;height:14.25pt">

<p class="MsoNormal"><span style="color:black">June 8<o:p></o:p></span></p>

</td>

<td width="263" nowrap="" valign="bottom" style="width:197.45pt;border-top:none;border-left:none;border-bottom:solid windowtext 1.0pt;border-right:solid windowtext 1.0pt;padding:0in 5.4pt 0in 5.4pt;height:14.25pt">

<p class="MsoNormal"><span style="color:black">Petty cash reimbursements<o:p></o:p></span></p>

</td>

</tr>

<tr style="height:14.25pt">

<td width="99" nowrap="" valign="bottom" style="width:74.45pt;border:solid windowtext 1.0pt;border-top:none;padding:0in 5.4pt 0in 5.4pt;height:14.25pt">

<p class="MsoNormal"><span style="color:black">Wednesday<o:p></o:p></span></p>

</td>

<td width="75" nowrap="" valign="bottom" style="width:56.25pt;border-top:none;border-left:none;border-bottom:solid windowtext 1.0pt;border-right:solid windowtext 1.0pt;padding:0in 5.4pt 0in 5.4pt;height:14.25pt">

<p class="MsoNormal"><span style="color:black">June 8<o:p></o:p></span></p>

</td>

<td width="263" nowrap="" valign="bottom" style="width:197.45pt;border-top:none;border-left:none;border-bottom:solid windowtext 1.0pt;border-right:solid windowtext 1.0pt;padding:0in 5.4pt 0in 5.4pt;height:14.25pt">

<p class="MsoNormal"><span style="color:black">Clear all overdrafts<o:p></o:p></span></p>

</td>

</tr>

<tr style="height:14.25pt">

<td width="99" nowrap="" valign="bottom" style="width:74.45pt;border:solid windowtext 1.0pt;border-top:none;padding:0in 5.4pt 0in 5.4pt;height:14.25pt">

<p class="MsoNormal"><span style="color:black">Wednesday<o:p></o:p></span></p>

</td>

<td width="75" nowrap="" valign="bottom" style="width:56.25pt;border-top:none;border-left:none;border-bottom:solid windowtext 1.0pt;border-right:solid windowtext 1.0pt;padding:0in 5.4pt 0in 5.4pt;height:14.25pt">

<p class="MsoNormal"><span style="color:black">June 8<o:p></o:p></span></p>

</td>

<td width="263" nowrap="" valign="bottom" style="width:197.45pt;border-top:none;border-left:none;border-bottom:solid windowtext 1.0pt;border-right:solid windowtext 1.0pt;padding:0in 5.4pt 0in 5.4pt;height:14.25pt">

<p class="MsoNormal"><span style="color:black">Salary Cost Transfers<o:p></o:p></span></p>

</td>

</tr>

<tr style="height:14.25pt">

<td width="99" nowrap="" valign="bottom" style="width:74.45pt;border:solid windowtext 1.0pt;border-top:none;padding:0in 5.4pt 0in 5.4pt;height:14.25pt">

<p class="MsoNormal"><span style="color:black">Friday<o:p></o:p></span></p>

</td>

<td width="75" nowrap="" valign="bottom" style="width:56.25pt;border-top:none;border-left:none;border-bottom:solid windowtext 1.0pt;border-right:solid windowtext 1.0pt;padding:0in 5.4pt 0in 5.4pt;height:14.25pt">

<p class="MsoNormal"><span style="color:black">June 10<o:p></o:p></span></p>

</td>

<td width="263" nowrap="" valign="bottom" style="width:197.45pt;border-top:none;border-left:none;border-bottom:solid windowtext 1.0pt;border-right:solid windowtext 1.0pt;padding:0in 5.4pt 0in 5.4pt;height:14.25pt">

<p class="MsoNormal"><span style="color:black">eBuy requests<o:p></o:p></span></p>

</td>

</tr>

<tr style="height:14.25pt">

<td width="99" nowrap="" valign="bottom" style="width:74.45pt;border:solid windowtext 1.0pt;border-top:none;padding:0in 5.4pt 0in 5.4pt;height:14.25pt">

<p class="MsoNormal"><span style="color:black">Wednesday<o:p></o:p></span></p>

</td>

<td width="75" nowrap="" valign="bottom" style="width:56.25pt;border-top:none;border-left:none;border-bottom:solid windowtext 1.0pt;border-right:solid windowtext 1.0pt;padding:0in 5.4pt 0in 5.4pt;height:14.25pt">

<p class="MsoNormal"><span style="color:black">June 15<o:p></o:p></span></p>

</td>

<td width="263" nowrap="" valign="bottom" style="width:197.45pt;border-top:none;border-left:none;border-bottom:solid windowtext 1.0pt;border-right:solid windowtext 1.0pt;padding:0in 5.4pt 0in 5.4pt;height:14.25pt">

<p class="MsoNormal"><span style="color:black">Charges from other campuses<o:p></o:p></span></p>

</td>

</tr>

<tr style="height:14.25pt">

<td width="99" nowrap="" valign="bottom" style="width:74.45pt;border:solid windowtext 1.0pt;border-top:none;padding:0in 5.4pt 0in 5.4pt;height:14.25pt">

<p class="MsoNormal"><span style="color:black">Friday<o:p></o:p></span></p>

</td>

<td width="75" nowrap="" valign="bottom" style="width:56.25pt;border-top:none;border-left:none;border-bottom:solid windowtext 1.0pt;border-right:solid windowtext 1.0pt;padding:0in 5.4pt 0in 5.4pt;height:14.25pt">

<p class="MsoNormal"><span style="color:black">June 17<o:p></o:p></span></p>

</td>

<td width="263" nowrap="" valign="bottom" style="width:197.45pt;border-top:none;border-left:none;border-bottom:solid windowtext 1.0pt;border-right:solid windowtext 1.0pt;padding:0in 5.4pt 0in 5.4pt;height:14.25pt">

<p class="MsoNormal"><span style="color:black">FAU Changes<o:p></o:p></span></p>

</td>

</tr>

<tr style="height:14.25pt">

<td width="99" nowrap="" valign="bottom" style="width:74.45pt;border:solid windowtext 1.0pt;border-top:none;padding:0in 5.4pt 0in 5.4pt;height:14.25pt">

<p class="MsoNormal"><span style="color:black">Friday<o:p></o:p></span></p>

</td>

<td width="75" nowrap="" valign="bottom" style="width:56.25pt;border-top:none;border-left:none;border-bottom:solid windowtext 1.0pt;border-right:solid windowtext 1.0pt;padding:0in 5.4pt 0in 5.4pt;height:14.25pt">

<p class="MsoNormal"><span style="color:black">June 17<o:p></o:p></span></p>

</td>

<td width="263" nowrap="" valign="bottom" style="width:197.45pt;border-top:none;border-left:none;border-bottom:solid windowtext 1.0pt;border-right:solid windowtext 1.0pt;padding:0in 5.4pt 0in 5.4pt;height:14.25pt">

<p class="MsoNormal"><span style="color:black">Pro Card purchases<o:p></o:p></span></p>

</td>

</tr>

<tr style="height:14.25pt">

<td width="99" nowrap="" valign="bottom" style="width:74.45pt;border:solid windowtext 1.0pt;border-top:none;padding:0in 5.4pt 0in 5.4pt;height:14.25pt">

<p class="MsoNormal"><span style="color:black">Monday<o:p></o:p></span></p>

</td>

<td width="75" nowrap="" valign="bottom" style="width:56.25pt;border-top:none;border-left:none;border-bottom:solid windowtext 1.0pt;border-right:solid windowtext 1.0pt;padding:0in 5.4pt 0in 5.4pt;height:14.25pt">

<p class="MsoNormal"><span style="color:black">June 27<o:p></o:p></span></p>

</td>

<td width="263" nowrap="" valign="bottom" style="width:197.45pt;border-top:none;border-left:none;border-bottom:solid windowtext 1.0pt;border-right:solid windowtext 1.0pt;padding:0in 5.4pt 0in 5.4pt;height:14.25pt">

<p class="MsoNormal"><span style="color:black">Clear encumbrances<o:p></o:p></span></p>

</td>

</tr>

<tr style="height:14.25pt">

<td width="99" nowrap="" valign="bottom" style="width:74.45pt;border:solid windowtext 1.0pt;border-top:none;padding:0in 5.4pt 0in 5.4pt;height:14.25pt">

<p class="MsoNormal"><span style="color:black">Monday<o:p></o:p></span></p>

</td>

<td width="75" nowrap="" valign="bottom" style="width:56.25pt;border-top:none;border-left:none;border-bottom:solid windowtext 1.0pt;border-right:solid windowtext 1.0pt;padding:0in 5.4pt 0in 5.4pt;height:14.25pt">

<p class="MsoNormal"><span style="color:black">June 27<o:p></o:p></span></p>

</td>

<td width="263" nowrap="" valign="bottom" style="width:197.45pt;border-top:none;border-left:none;border-bottom:solid windowtext 1.0pt;border-right:solid windowtext 1.0pt;padding:0in 5.4pt 0in 5.4pt;height:14.25pt">

<p class="MsoNormal"><span style="color:black">Expense transfers*<o:p></o:p></span></p>

</td>

</tr>

</tbody>

</table>

<p class="MsoNormal"><span style="color:black"> <o:p></o:p></span></p>

<p class="MsoNormal"><i><span style="color:black">* Please note, our role is to assist you in calculating projections and determining final balances. However,<b> we must rely on you to inform us of which specific expenses are appropriate against the fund sources

 in your portfolios.</b></span></i><span style="color:black"><o:p></o:p></span></p>

<p class="MsoNormal"><span style="color:black"> <o:p></o:p></span></p>

<p class="MsoNormal"><span style="color:black">Should you have any questions about how these deadlines affect you, please contact us as soon as possible.<o:p></o:p></span></p>

<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>

<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>

<p class="MsoNormal"><i><span style="font-family:"Lucida Handwriting";color:blue">Wendi Tapia<o:p></o:p></span></i></p>

<p class="MsoNormal">Financial & Administrative Officer<o:p></o:p></p>

<p class="MsoNormal"><span lang="IT">Department of Physics & Astronomy</span><o:p></o:p></p>

<p class="MsoNormal"><span style="letter-spacing:2.0pt">UNIVERSITY OF CALIFORNIA, RIVERSIDE</span><span style="letter-spacing:1.2pt"><br>

</span>900 University Ave.| Office: 951-827-3981  | Fax:  951-827-4529<o:p></o:p></p>

<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>

<p class="MsoNormal"><span style="font-family:"Arial Narrow",sans-serif;color:blue">Available via zoom 

</span><a href="https://ucr.zoom.us/my/wenditapia">https://ucr.zoom.us/my/wenditapia</a><o:p></o:p></p>

<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>

</div>

</body>

</html>