<div dir="ltr"><div dir="ltr"><div><div><p class="MsoNormal"><span style="color:black"><font face="arial, sans-serif">Good Afternoon</font></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:black"><font face="arial, sans-serif"><br></font></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:black"><font face="arial, sans-serif">As expected this time of year, we are focusing on <span><span>fiscal</span></span> <span><span>closing</span></span> deadlines. The purpose of <span><span>fiscal</span></span> <span><span>closing</span></span> is to assist UCR in meeting our collective fiduciary responsibilities by accurately recording financial transactions/commitments in preparation for year-end reporting to UCOP.<u></u><u></u></font></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:black"><font face="arial, sans-serif"> <u></u><u></u></font></span></p><p class="MsoNormal"><font face="arial, sans-serif"><span style="color:black">These deadlines are specific to </span><b><i><font color="#ff0000">expiring funds</font></i></b><span style="color:black">, (such as </span>CE, GSR program awards, C&G awards etc.<span style="color:black">) as well as any fund in overdraft. In addition to assisting* you with exhausting expiring allocations, it is imperative that overdrafts are both avoided and cleared on all fund sources.<u></u><u></u></span></font></p><p class="MsoNormal"><span style="color:black"><font face="arial, sans-serif"> <u></u><u></u></font></span></p><p class="MsoNormal"><font face="arial, sans-serif"><span style="color:black">Please <b>submit your requests by 5:00 pm</b> of the date listed to guarantee expenses are charged to </span><b><font color="#ff0000">expiring funds</font></b><span style="color:black">.<i> (Expenses may continue to post beyond these dates, but are </i></span><i>only <span style="color:black">guaranteed by Central Accounting to post if accurately submitted by the <span><span>fiscal</span></span> <span><span>closing</span></span> deadlines.)</span><span style="color:rgb(31,73,125)"> </span><u></u><u></u></i></font></p><p class="MsoNormal"><i><font face="arial, sans-serif"><u></u> <u></u></font></i></p><p class="MsoNormal"><font face="arial, sans-serif"><span style="color:black">Below are the remaining deadlines for </span>FY 25/26 <span><span>closing</span></span>, <span style="color:black">which most commonly affect your funds:<u></u><u></u></span></font></p><p class="MsoNormal"><span style="color:black"><font face="arial, sans-serif"> <u></u><u></u></font></span></p><table border="0" cellspacing="0" cellpadding="0" width="516" style="width:386.65pt;border-collapse:collapse"><tbody><tr style="height:14.25pt"><td width="99" nowrap valign="bottom" style="width:74.45pt;border:1pt solid windowtext;padding:0in 5.4pt;height:14.25pt"><p class="MsoNormal"><font face="arial, sans-serif"><b><span style="color:black">Day</span></b><span style="color:black"><u></u><u></u></span></font></p></td><td width="75" nowrap valign="bottom" style="width:56.25pt;border-width:1pt 1pt 1pt medium;border-style:solid solid solid none;border-color:windowtext windowtext windowtext currentcolor;padding:0in 5.4pt;height:14.25pt"><p class="MsoNormal"><font face="arial, sans-serif"><b><span style="color:black">Date</span></b><span style="color:black"><u></u><u></u></span></font></p></td><td width="341" nowrap valign="bottom" style="width:255.95pt;border-width:1pt 1pt 1pt medium;border-style:solid solid solid none;border-color:windowtext windowtext windowtext currentcolor;padding:0in 5.4pt;height:14.25pt"><p class="MsoNormal"><font face="arial, sans-serif"><b><span style="color:black">Transaction</span></b><span style="color:black"><u></u><u></u></span></font></p></td></tr><tr style="height:14.25pt"><td width="99" nowrap valign="bottom" style="width:74.45pt;border-width:medium 1pt 1pt;border-style:none solid solid;border-color:currentcolor windowtext windowtext;padding:0in 5.4pt;height:14.25pt"><p class="MsoNormal"><font face="arial, sans-serif">Friday</font></p></td><td width="75" nowrap valign="bottom" style="width:56.25pt;border-width:medium 1pt 1pt medium;border-style:none solid solid none;border-color:currentcolor windowtext windowtext currentcolor;padding:0in 5.4pt;height:14.25pt"><font face="arial, sans-serif">May 15</font></td><td width="341" nowrap valign="bottom" style="width:255.95pt;border-width:medium 1pt 1pt medium;border-style:none solid solid none;border-color:currentcolor windowtext windowtext currentcolor;padding:0in 5.4pt;height:14.25pt"><font face="arial, sans-serif">Equipment over $10k to post to FY26</font></td></tr><tr style="height:14.25pt"><td width="99" nowrap valign="bottom" style="width:74.45pt;border-width:medium 1pt 1pt;border-style:none solid solid;border-color:currentcolor windowtext windowtext;padding:0in 5.4pt;height:14.25pt"><p class="MsoNormal"><font face="arial, sans-serif">Friday<u></u><u></u></font></p></td><td width="75" nowrap valign="bottom" style="width:56.25pt;border-width:medium 1pt 1pt medium;border-style:none solid solid none;border-color:currentcolor windowtext windowtext currentcolor;padding:0in 5.4pt;height:14.25pt"><p class="MsoNormal"><font face="arial, sans-serif">May 29</font></p></td><td width="341" nowrap valign="bottom" style="width:255.95pt;border-width:medium 1pt 1pt medium;border-style:none solid solid none;border-color:currentcolor windowtext windowtext currentcolor;padding:0in 5.4pt;height:14.25pt"><p class="MsoNormal"><font face="arial, sans-serif">Clear all overdrafts<u></u><u></u></font></p></td></tr><tr style="height:14.25pt"><td width="99" nowrap valign="bottom" style="width:74.45pt;border-width:medium 1pt 1pt;border-style:none solid solid;border-color:currentcolor windowtext windowtext;padding:0in 5.4pt;height:14.25pt"><p class="MsoNormal"><font face="arial, sans-serif">Friday<u></u><u></u></font></p></td><td width="75" nowrap valign="bottom" style="width:56.25pt;border-width:medium 1pt 1pt medium;border-style:none solid solid none;border-color:currentcolor windowtext windowtext currentcolor;padding:0in 5.4pt;height:14.25pt"><p class="MsoNormal"><font face="arial, sans-serif">May 29</font></p></td><td width="341" nowrap valign="bottom" style="width:255.95pt;border-width:medium 1pt 1pt medium;border-style:none solid solid none;border-color:currentcolor windowtext windowtext currentcolor;padding:0in 5.4pt;height:14.25pt"><p class="MsoNormal"><font face="arial, sans-serif">Oracle requests (for <b><font color="#ff0000">expiring funds</font></b>)<u></u><u></u></font></p></td></tr><tr style="height:14.25pt"><td width="99" nowrap valign="bottom" style="width:74.45pt;border-width:medium 1pt 1pt;border-style:none solid solid;border-color:currentcolor windowtext windowtext;padding:0in 5.4pt;height:14.25pt"><p class="MsoNormal"><font face="arial, sans-serif">Friday<u></u><u></u></font></p></td><td width="75" nowrap valign="bottom" style="width:56.25pt;border-width:medium 1pt 1pt medium;border-style:none solid solid none;border-color:currentcolor windowtext windowtext currentcolor;padding:0in 5.4pt;height:14.25pt"><p class="MsoNormal"><font face="arial, sans-serif">June 5</font></p></td><td width="341" nowrap valign="bottom" style="width:255.95pt;border-width:medium 1pt 1pt medium;border-style:none solid solid none;border-color:currentcolor windowtext windowtext currentcolor;padding:0in 5.4pt;height:14.25pt"><p class="MsoNormal"><font face="arial, sans-serif">Vendor invoices (including subcontracts)<u></u><u></u></font></p></td></tr><tr style="height:14.25pt"><td width="99" nowrap valign="bottom" style="width:74.45pt;border-width:medium 1pt 1pt;border-style:none solid solid;border-color:currentcolor windowtext windowtext;padding:0in 5.4pt;height:14.25pt"><p class="MsoNormal"><font face="arial, sans-serif">Monday<u></u><u></u></font></p></td><td width="75" nowrap valign="bottom" style="width:56.25pt;border-width:medium 1pt 1pt medium;border-style:none solid solid none;border-color:currentcolor windowtext windowtext currentcolor;padding:0in 5.4pt;height:14.25pt"><p class="MsoNormal"><font face="arial, sans-serif">June 8</font></p></td><td width="341" nowrap valign="bottom" style="width:255.95pt;border-width:medium 1pt 1pt medium;border-style:none solid solid none;border-color:currentcolor windowtext windowtext currentcolor;padding:0in 5.4pt;height:14.25pt"><p class="MsoNormal"><font face="arial, sans-serif">Travel and non-Travel reimbursements<u></u><u></u></font></p></td></tr><tr style="height:14.25pt"><td width="99" nowrap valign="bottom" style="width:74.45pt;border-width:medium 1pt 1pt;border-style:none solid solid;border-color:currentcolor windowtext windowtext;padding:0in 5.4pt;height:14.25pt"><p class="MsoNormal"><font face="arial, sans-serif">Friday</font></p></td><td width="75" nowrap valign="bottom" style="width:56.25pt;border-width:medium 1pt 1pt medium;border-style:none solid solid none;border-color:currentcolor windowtext windowtext currentcolor;padding:0in 5.4pt;height:14.25pt"><font face="arial, sans-serif">June 12</font></td><td width="341" nowrap valign="bottom" style="width:255.95pt;border-width:medium 1pt 1pt medium;border-style:none solid solid none;border-color:currentcolor windowtext windowtext currentcolor;padding:0in 5.4pt;height:14.25pt"><font face="arial, sans-serif">Salary Cost Transfers</font></td></tr><tr style="height:14.25pt"><td width="99" nowrap valign="bottom" style="width:74.45pt;border-width:medium 1pt 1pt;border-style:none solid solid;border-color:currentcolor windowtext windowtext;padding:0in 5.4pt;height:14.25pt"><p class="MsoNormal"><font face="arial, sans-serif">Friday<u></u><u></u></font></p></td><td width="75" nowrap valign="bottom" style="width:56.25pt;border-width:medium 1pt 1pt medium;border-style:none solid solid none;border-color:currentcolor windowtext windowtext currentcolor;padding:0in 5.4pt;height:14.25pt"><p class="MsoNormal"><font face="arial, sans-serif">June 12<u></u></font></p></td><td width="341" nowrap valign="bottom" style="width:255.95pt;border-width:medium 1pt 1pt medium;border-style:none solid solid none;border-color:currentcolor windowtext windowtext currentcolor;padding:0in 5.4pt;height:14.25pt"><p class="MsoNormal"><font face="arial, sans-serif">Charges from other campuses</font></p></td></tr><tr style="height:14.25pt"><td width="99" nowrap valign="bottom" style="width:74.45pt;border-width:medium 1pt 1pt;border-style:none solid solid;border-color:currentcolor windowtext windowtext;padding:0in 5.4pt;height:14.25pt"><p class="MsoNormal"><font face="arial, sans-serif"><b>Monday</b><u></u><u></u></font></p></td><td width="75" nowrap valign="bottom" style="width:56.25pt;border-width:medium 1pt 1pt medium;border-style:none solid solid none;border-color:currentcolor windowtext windowtext currentcolor;padding:0in 5.4pt;height:14.25pt"><p class="MsoNormal"><b><font face="arial, sans-serif">June 15</font></b></p></td><td width="341" nowrap valign="bottom" style="width:255.95pt;border-width:medium 1pt 1pt medium;border-style:none solid solid none;border-color:currentcolor windowtext windowtext currentcolor;padding:0in 5.4pt;height:14.25pt"><p class="MsoNormal"><b><font face="arial, sans-serif">Pro Card purchases for <font color="#ff0000">expiring funds</font><span style="color:red"> </span>to post in FY26</font></b></p></td></tr><tr style="height:14.25pt"><td width="99" nowrap valign="bottom" style="width:74.45pt;border-width:medium 1pt 1pt;border-style:none solid solid;border-color:currentcolor windowtext windowtext;padding:0in 5.4pt;height:14.25pt"><p class="MsoNormal"><font face="arial, sans-serif">Thursday</font></p></td><td width="75" nowrap valign="bottom" style="width:56.25pt;border-width:medium 1pt 1pt medium;border-style:none solid solid none;border-color:currentcolor windowtext windowtext currentcolor;padding:0in 5.4pt;height:14.25pt"><p class="MsoNormal"><font face="arial, sans-serif">June 18</font></p></td><td width="341" nowrap valign="bottom" style="width:255.95pt;border-width:medium 1pt 1pt medium;border-style:none solid solid none;border-color:currentcolor windowtext windowtext currentcolor;padding:0in 5.4pt;height:14.25pt"><p class="MsoNormal"><font face="arial, sans-serif">COA Changes in PATH</font></p></td></tr><tr style="height:14.25pt"><td width="99" nowrap valign="bottom" style="width:74.45pt;border-width:medium 1pt 1pt;border-style:none solid solid;border-color:currentcolor windowtext windowtext;padding:0in 5.4pt;height:14.25pt"><p class="MsoNormal"><font face="arial, sans-serif">Tuesday<u></u><u></u></font></p></td><td width="75" nowrap valign="bottom" style="width:56.25pt;border-width:medium 1pt 1pt medium;border-style:none solid solid none;border-color:currentcolor windowtext windowtext currentcolor;padding:0in 5.4pt;height:14.25pt"><p class="MsoNormal"><font face="arial, sans-serif">June 30</font></p></td><td width="341" nowrap valign="bottom" style="width:255.95pt;border-width:medium 1pt 1pt medium;border-style:none solid solid none;border-color:currentcolor windowtext windowtext currentcolor;padding:0in 5.4pt;height:14.25pt"><p class="MsoNormal"><font face="arial, sans-serif">Non-Salary Expense Transfers</font></p></td></tr><tr style="height:14.25pt"><td width="99" nowrap valign="bottom" style="width:74.45pt;border-width:medium 1pt 1pt;border-style:none solid solid;border-color:currentcolor windowtext windowtext;padding:0in 5.4pt;height:14.25pt"><p class="MsoNormal"><font face="arial, sans-serif"><br></font></p></td><td width="75" nowrap valign="bottom" style="width:56.25pt;border-width:medium 1pt 1pt medium;border-style:none solid solid none;border-color:currentcolor windowtext windowtext currentcolor;padding:0in 5.4pt;height:14.25pt"></td><td width="341" nowrap valign="bottom" style="width:255.95pt;border-width:medium 1pt 1pt medium;border-style:none solid solid none;border-color:currentcolor windowtext windowtext currentcolor;padding:0in 5.4pt;height:14.25pt"></td></tr></tbody></table><p class="MsoNormal"><span style="color:black"><font face="arial, sans-serif"> <u></u><u></u></font></span></p><p class="MsoNormal"><font face="arial, sans-serif"><i><span style="color:black">* Please note, our role is to assist you in calculating projections and determining final balances. However,<b> we must rely on you to inform us of which specific expenses are appropriate against the fund sources in your portfolios.</b></span></i><span style="color:black"><u></u><u></u></span></font></p><p class="MsoNormal"><span style="color:black"><font face="arial, sans-serif"> <u></u><u></u></font></span></p><p class="MsoNormal"><font face="arial, sans-serif">Please disseminate this information as needed.  <span style="color:black">Should you have any questions about how these deadlines affect you, please contact us as soon as possible.</span></font></p><p class="MsoNormal"><span style="color:black"><br></span></p></div><div><div dir="ltr" class="gmail_signature"><div dir="ltr"><b style="color:rgb(53,28,117);font-family:"comic sans ms",sans-serif">Cherie Pierce</b></div></div></div></div><div><div dir="ltr" class="gmail_signature" data-smartmail="gmail_signature"><div dir="ltr"><div><font face="garamond, times new roman, serif" color="#134f5c">ENCore - FOM</font></div><div><font color="#134f5c" face="garamond, times new roman, serif">Serving the departments of Entomology & Nematology</font></div><div><font face="garamond, times new roman, serif" color="#134f5c"><a href="mailto:cherie.pierce@ucr.edu" target="_blank">cherie.pierce@ucr.edu</a></font></div><div><font face="garamond, times new roman, serif" color="#134f5c">Office Phone: 951-827-5807</font></div><div><font face="garamond, times new roman, serif" color="#134f5c">Find me on ZOOM or TEAMS</font></div></div></div></div></div>
</div>