<div dir="ltr">Hi Everyone, Zoom did a recap of our meeting last week and here's the information.<br><div><br></div><div><h2 style="margin-top:0px;margin-bottom:0px">Quick recap</h2><div style="margin-top:0px;margin-bottom:0px">The meeting focused on discussing challenges with a new graduate admissions software system (GSMS), particularly regarding financial offer template issues that have caused data errors and reliability problems. Multiple participants, including Sarah (PSYC) and Alesha (HiST), reported that templates were not saving correctly, showing incorrect data points, and lacking proper identification markers, making it difficult to track which template was applied to specific applicants. Covadonga and Perla shared that they were working with Graduate Admissions to address these issues, while Daryle committed to raising these concerns with the CIO at their next meeting. The group also discussed recruitment funding of $400 per admitted student and clarified that international students must enter the U.S. on appropriate visas for campus visits. </div><h2 style="margin-top:0px;margin-bottom:0px">Next steps</h2><ul style=""><li style="margin-top:0px;margin-bottom:0px">Perla: Messaged Mariella and Hannah to join the meeting.</li><li style="margin-top:0px;margin-bottom:0px">Daryle: Will raise template/IT system issues and their impact to the CIO at the next meeting and ensure Perla and Covadonga provide relevant talking points.</li><li style="margin-top:0px;margin-bottom:0px">Perla: Will reach out to Elisa Gutierrez (Admissions) to request more transparency and updates regarding the status and testing of financial templates, including notifications when templates are ready for use/testing.</li><li style="margin-top:0px;margin-bottom:0px">All departments: Notify Perla of upcoming recruitment events or welcome events for inclusion in the college calendar.</li><li style="margin-top:0px;margin-bottom:0px">All departments: Post TA opened positions (for programs without grad students) through the Graduate Student Job Opportunity Portal as required.</li><li style="margin-top:0px;margin-bottom:0px">Perla: Send Alesha Jaennette the link to the Google Sheet with required data points to list their admission offers.  Alesha to list offers in the spreadsheet for the college approver to cross-check before approving and forwarding files to Graduate Admissions.</li><li style="margin-top:0px;margin-bottom:0px">Sarah: Will fill in the waitlist information in the shared Google Sheet after the February 20th recruitment visit/interview day.</li><li style="margin-top:0px;margin-bottom:0px">Perla: Contact Elisa Gutierrez to request updates and information on template status and testing for all GSAOs, and to seek reassurance that templates will work by the time offers are submitted.</li><li style="margin-top:0px;margin-bottom:0px">All participants: Contact Perla and Covadonga directly with any specific or urgent questions regarding their cases for escalation or solution-finding.</li><li style="margin-top:0px;margin-bottom:0px">Perla: Distribute follow-up information from Daryle and Covadonga to the group as needed.</li></ul><h2 style="margin-top:0px;margin-bottom:0px">Summary</h2><h3 style="margin-top:0px;margin-bottom:0px">Graduate Admissions Challenges Discussion</h3><div style="margin-top:0px;margin-bottom:0px">The meeting began with casual conversation about the cold weather, with Daryle expressing relief that the group was not on the East Coast or Midwest. Daryle then introduced the purpose of the meeting, which was to discuss graduate admissions and address challenges faced by the Graduate Student Affairs Officers (GSAOs). He encouraged the group to share their experiences and insights on managing admissions processes, navigating technology changes, and addressing the demands of graduate students, chairs, and faculty. Daryle emphasized his willingness to listen and learn from the group's experiences, as he is not on the ground with them.</div><h3 style="margin-top:0px;margin-bottom:0px">Template System Management Challenges</h3><div style="margin-top:0px;margin-bottom:0px">Sarah Turnbull (Psychology) reported issues with the new template system, including difficulties in identifying which template was used and problems with template saving and population. She highlighted that the system lacks features such as deleting or organizing templates by program, making it cumbersome to manage. Despite efforts to address these issues, the system remains challenging to use, with ongoing efforts to improve it.</div><h3 style="margin-top:0px;margin-bottom:0px">Graduate Admissions Software Implementation Issues</h3><div style="margin-top:0px;margin-bottom:0px">The team discussed issues with new software templates for graduate admissions, with Alesha Jaennette expressing concerns about the lack of testing and errors in the rollout, noting it was one of the least prepared implementations she had seen at UCR.  Perla mentioned the CHASS TEAMS Group Chat that the Graduate Division created for the purpose for CHASS GSAOs to address issues with their templates and encourage them to use it.  Covadonga (CHASS College Approver) explained they would be checking the financial offers for critical errors, such as incorrect residency classifications, while trusting Gradvision's checks on their side. Daryle committed to raising these concerns with the CIO at his next meeting, acknowledging he couldn't solve the immediate problems but could help address the underlying technology issues.</div><h3 style="margin-top:0px;margin-bottom:0px">Hispanic Studies Program Template Updates</h3><div style="margin-top:0px;margin-bottom:0px">Griselda Rodriguez shared that she has created templates for one program in Hispanic Studies but has not fully tested them yet. She suggested that the Graduate Division provide transparency to Perla about the program offers being worked on and any tech issues with the templates. </div><h3 style="margin-top:0px;margin-bottom:0px">Fellowship Selection and Documentation Process</h3><div style="margin-top:0px;margin-bottom:0px">Alesha Jaennette (HIST) asked about the process for fellowship nominees, inquiring whether the college office would trust departments to choose or if justification was needed.  Daryle discussed the fellowship selection process, noting that departments had reasonable methods but one department failed to proceed with a backup candidate after their top choice declined, resulting in unspent funds. Covadonga and Perla clarified that a Google Sheet containing required student data points in making offers had been shared with the GSAOs, with column notes explaining information needs, and instructions for nominating alternative fellowship candidates when offers are declined. Sarah Turnbull (PSYC) explained that her department's fellowship offers would be made after a February recruitment event, and she needed clarification on how to document waitlisted candidates and the timeline for potential offers.</div><h3 style="margin-top:0px;margin-bottom:0px">Recruitment Visit Planning and Allowances</h3><div style="margin-top:0px;margin-bottom:0px">Sarah discussed the upcoming recruitment visit scheduled for February 19-21, where interviews and activities will take place on February 20th. She explained that by Monday, they should know which students will receive offers, with the visit serving to allow students to see the campus and meet faculty and labs. Covadonga reminded departments to inform Perla about their recruitment events and mentioned that the recruitment allowance remains $400 per admitted student, not per invited student.</div><h3 style="margin-top:0px;margin-bottom:0px">Recruitment Funds and Template Issues</h3><div style="margin-top:0px;margin-bottom:0px">The meeting focused on discussing the distribution of recruitment funds and addressing issues with templates in a new system.      Daryle explained that departments can allocate funds flexibly for recruitment activities, but emphasized the importance of proper visa documentation for international students entering the U.S. The group discussed problems with templates, including unexpected zeros and difficulties in making corrections. Perla agreed to contact Elisa Gutierrez (Grad Admissions) for more transparency on template issues. Covadonga and Perla were tasked with distributing meeting information to the group.</div><span class="gmail-zoom-docs-data"></span></div></div>