<html>

<head>

<meta http-equiv="Content-Type" content="text/html; charset=Windows-1252">

<style type="text/css" style="display:none;"> P {margin-top:0;margin-bottom:0;} </style>

</head>

<body dir="ltr">

<div class="elementToProof" style="font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);">

Please see below the update on AME. </div>

<div style="font-family: Calibri, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 0, 0);">

<br>

</div>

<hr style="display: inline-block; width: 98%;">

<div style="font-family: Calibri, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 0, 0);">

<b>From:</b> Lidia Kos<br>

<b>Sent:</b> Friday, May 9, 2025 5:17 PM<br>

<b>To:</b> Kate Sweeny; Kara E Oswood; Lidia Kos<br>

<b>Subject:</b> Annual Mentoring and Evaluation Form </div>

<div style="font-family: Calibri, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 0, 0);">

<br>

</div>

<p style="direction: ltr; line-height: 107%; margin: 0in 0in 8pt; font-family: Calibri, sans-serif; font-size: 11pt;">

Dear colleagues</p>

<p style="direction: ltr; line-height: 107%; margin: 0in 0in 8pt; font-family: Calibri, sans-serif; font-size: 11pt;">

 We are excited to let you know that the Annual Mentoring and Evaluation form is now available in R’Grad. This form will ease the process of submitting and tracking PhD students’ annual evaluations to the Graduate Division. As per the Graduate Council’s regulation,

 all PhD students must be evaluated on an annual basis. The form will also help graduate students and their major professors and/or program advisors to clearly articulate and align goals for the academic year with the intent to enhance communication and mentoring.

 At this time, each program can opt to have students and faculty complete the entire form or attach the evaluation that is already in place. If the choice is the latter, the major professor or graduate program advisor will also have to indicate if progress

 is satisfactory or unsatisfactory. If the student’s progress is unsatisfactory, a remediation plan will have to be described with what the student needs to do to get back to a satisfactory status within one academic year. All forms need to reach the Graduate

 Division by September 30<sup>th</sup>. The program is responsible for communicating with the students and ensuring they initiate the form. Students who do not submit the form by the deadline will have a registration hold in the Fall.</p>

<p style="direction: ltr; line-height: 107%; margin: 0in 0in 8pt; font-family: Calibri, sans-serif; font-size: 11pt;">

The steps for completion of the form are:</p>

<ul style="direction: ltr; margin-top: 0in; margin-bottom: 0in;">

<li style="font-family: Calibri, sans-serif; font-size: 11pt; direction: ltr; line-height: 107%; margin: 0in 0in 8pt;">

Step 1: Student completes the Annual Mentoring and Evaluation (AME) in R'Grad. </li></ul>

<p style="direction: ltr; line-height: 107%; margin: 0in 0in 8pt 1in; font-family: Calibri, sans-serif; font-size: 11pt;">

<span style="font-family: "Courier New";">o</span><span style="font-family: "Times New Roman"; font-size: 7pt; line-height: normal;">  

</span>(optional) If additional collaborators are required to be part of the annual student review, they can be added into the routing. They have the option to add comments regarding the student's academic progress.</p>

<ul style="direction: ltr; margin-top: 0in; margin-bottom: 0in;">

<li style="font-family: Calibri, sans-serif; font-size: 11pt; direction: ltr; line-height: 107%; margin: 0in 0in 8pt;">

Step 2: Student's major professor completes information regarding the student's progress. If the student doesn't have a major professor yet, the Graduate Advisor will complete this portion.</li><ul style="direction: ltr; margin-top: 0in; margin-bottom: 0in;">

<li style="font-family: Calibri, sans-serif; font-size: 11pt; direction: ltr; line-height: 107%; margin: 0in 0in 8pt;">

If an internal program evaluation has already been completed, that can be attached here.</li></ul>

<li style="font-family: Calibri, sans-serif; font-size: 11pt; direction: ltr; line-height: 107%; margin: 0in 0in 8pt;">

Step 3: The AME returns to the student to review the assessment by the major professor and any collaborators. </li><li style="font-family: Calibri, sans-serif; font-size: 11pt; direction: ltr; line-height: 107%; margin: 0in 0in 8pt;">

Step 4: Graduate Staff review to track student progress and note completion of the AME for students in the program. </li><li style="font-family: Calibri, sans-serif; font-size: 11pt; direction: ltr; line-height: 107%; margin: 0in 0in 8pt;">

Step 5: Graduate Advisor review for final approval.</li><li style="font-family: Calibri, sans-serif; font-size: 11pt; direction: ltr; line-height: 107%; margin: 0in 0in 8pt;">

Step 6: Graduate Dean/Graduate Academic Affairs review. </li><ul style="direction: ltr; margin-top: 0in; margin-bottom: 0in;">

<li style="font-family: Calibri, sans-serif; font-size: 11pt; direction: ltr; line-height: 107%; margin: 0in 0in 8pt;">

The AME for students making satisfactory progress will continue through the routing process and reviewed by the Graduate Division Academics Affairs office. All AME's with unsatisfactory progress will be reviewed by the Vice Provost and Dean of Graduate Studies</li></ul>

</ul>

<div style="direction: ltr;">Please, let us know if you have any questions.</div>

<div style="direction: ltr;"><br>

</div>

<div style="direction: ltr;">best</div>

<div style="direction: ltr;"><br>

</div>

<div style="direction: ltr;">Lidia</div>

<div style="direction: ltr;">--</div>

<p style="direction: ltr; color: rgb(34, 34, 34);"><span style="font-size: 10px; color: black;"><b>Lidia Kos</b> </span></p>

<p style="direction: ltr; color: rgb(34, 34, 34);"><span style="font-size: 10px; color: black;"><b>Vice Provost and Dean of Graduate Studies</b></span></p>

<p style="direction: ltr; color: rgb(34, 34, 34);"><span style="font-size: 10px; color: black;"><b>Professor of Biomedical Sciences</b></span></p>

<p style="direction: ltr;"><span style="font-size: 10px; color: black;">951-827-0320 |</span><span style="font-size: 10px; color: rgb(5, 99, 193);"> <a href="mailto:lidia.kos@ucr.edu" id="OWA306e27c4-4513-8364-e025-01d6c0173842" class="OWAAutoLink" style="margin-top: 0px; margin-bottom: 0px;">lidia.kos@ucr.edu</a></span></p>

<p style="direction: ltr; color: rgb(34, 34, 34);"><span style="font-size: 10px; color: black;">University Office Building (UOB) Room 100</span></p>

<p style="direction: ltr; color: rgb(34, 34, 34);"><span style="font-size: 10px; color: black;">University of California, Riverside, CA 92521</span></p>

<p style="direction: ltr; margin-bottom: 12pt; color: rgb(34, 34, 34);"><span style="font-size: 10pt; color: rgb(68, 114, 196);"> </span></p>

<p style="direction: ltr; color: rgb(34, 34, 34);"><br>

</p>

</body>

</html>