<html xmlns:v="urn:schemas-microsoft-com:vml" xmlns:o="urn:schemas-microsoft-com:office:office" xmlns:w="urn:schemas-microsoft-com:office:word" xmlns:m="http://schemas.microsoft.com/office/2004/12/omml" xmlns="http://www.w3.org/TR/REC-html40">
<head>
<meta http-equiv="Content-Type" content="text/html; charset=us-ascii">
<meta name="Generator" content="Microsoft Word 15 (filtered medium)">
<style><!--
/* Font Definitions */
@font-face
        {font-family:"Cambria Math";
        panose-1:2 4 5 3 5 4 6 3 2 4;}
@font-face
        {font-family:Calibri;
        panose-1:2 15 5 2 2 2 4 3 2 4;}
@font-face
        {font-family:Aptos;}
/* Style Definitions */
p.MsoNormal, li.MsoNormal, div.MsoNormal
        {margin:0in;
        font-size:12.0pt;
        font-family:"Aptos",sans-serif;}
a:link, span.MsoHyperlink
        {mso-style-priority:99;
        color:#467886;
        text-decoration:underline;}
p.xmsonormal, li.xmsonormal, div.xmsonormal
        {mso-style-name:x_msonormal;
        mso-margin-top-alt:auto;
        margin-right:0in;
        mso-margin-bottom-alt:auto;
        margin-left:0in;
        font-size:12.0pt;
        font-family:"Aptos",sans-serif;}
p.xgmail-msolistparagraph, li.xgmail-msolistparagraph, div.xgmail-msolistparagraph
        {mso-style-name:x_gmail-msolistparagraph;
        mso-margin-top-alt:auto;
        margin-right:0in;
        mso-margin-bottom-alt:auto;
        margin-left:0in;
        font-size:12.0pt;
        font-family:"Aptos",sans-serif;}
span.EmailStyle21
        {mso-style-type:personal-reply;
        font-family:"Aptos",sans-serif;
        color:windowtext;}
.MsoChpDefault
        {mso-style-type:export-only;
        font-size:10.0pt;
        mso-ligatures:none;}
@page WordSection1
        {size:8.5in 11.0in;
        margin:1.0in 1.0in 1.0in 1.0in;}
div.WordSection1
        {page:WordSection1;}
/* List Definitions */
@list l0
        {mso-list-id:330837075;
        mso-list-template-ids:1069315086;}
@list l0:level1
        {mso-level-number-format:bullet;
        mso-level-text:\F0B7;
        mso-level-tab-stop:.5in;
        mso-level-number-position:left;
        text-indent:-.25in;
        mso-ansi-font-size:10.0pt;
        font-family:Symbol;}
@list l0:level2
        {mso-level-number-format:bullet;
        mso-level-text:\F0B7;
        mso-level-tab-stop:1.0in;
        mso-level-number-position:left;
        text-indent:-.25in;
        mso-ansi-font-size:10.0pt;
        font-family:Symbol;}
@list l0:level3
        {mso-level-number-format:bullet;
        mso-level-text:\F0B7;
        mso-level-tab-stop:1.5in;
        mso-level-number-position:left;
        text-indent:-.25in;
        mso-ansi-font-size:10.0pt;
        font-family:Symbol;}
@list l0:level4
        {mso-level-number-format:bullet;
        mso-level-text:\F0B7;
        mso-level-tab-stop:2.0in;
        mso-level-number-position:left;
        text-indent:-.25in;
        mso-ansi-font-size:10.0pt;
        font-family:Symbol;}
@list l0:level5
        {mso-level-number-format:bullet;
        mso-level-text:\F0B7;
        mso-level-tab-stop:2.5in;
        mso-level-number-position:left;
        text-indent:-.25in;
        mso-ansi-font-size:10.0pt;
        font-family:Symbol;}
@list l0:level6
        {mso-level-number-format:bullet;
        mso-level-text:\F0B7;
        mso-level-tab-stop:3.0in;
        mso-level-number-position:left;
        text-indent:-.25in;
        mso-ansi-font-size:10.0pt;
        font-family:Symbol;}
@list l0:level7
        {mso-level-number-format:bullet;
        mso-level-text:\F0B7;
        mso-level-tab-stop:3.5in;
        mso-level-number-position:left;
        text-indent:-.25in;
        mso-ansi-font-size:10.0pt;
        font-family:Symbol;}
@list l0:level8
        {mso-level-number-format:bullet;
        mso-level-text:\F0B7;
        mso-level-tab-stop:4.0in;
        mso-level-number-position:left;
        text-indent:-.25in;
        mso-ansi-font-size:10.0pt;
        font-family:Symbol;}
@list l0:level9
        {mso-level-number-format:bullet;
        mso-level-text:\F0B7;
        mso-level-tab-stop:4.5in;
        mso-level-number-position:left;
        text-indent:-.25in;
        mso-ansi-font-size:10.0pt;
        font-family:Symbol;}
@list l1
        {mso-list-id:1487934334;
        mso-list-template-ids:-154355326;}
@list l1:level1
        {mso-level-number-format:bullet;
        mso-level-text:\F0B7;
        mso-level-tab-stop:.5in;
        mso-level-number-position:left;
        text-indent:-.25in;
        mso-ansi-font-size:10.0pt;
        font-family:Symbol;}
@list l1:level2
        {mso-level-number-format:bullet;
        mso-level-text:o;
        mso-level-tab-stop:1.0in;
        mso-level-number-position:left;
        text-indent:-.25in;
        mso-ansi-font-size:10.0pt;
        font-family:"Courier New";
        mso-bidi-font-family:"Times New Roman";}
@list l1:level3
        {mso-level-number-format:bullet;
        mso-level-text:\F0B7;
        mso-level-tab-stop:1.5in;
        mso-level-number-position:left;
        text-indent:-.25in;
        mso-ansi-font-size:10.0pt;
        font-family:Symbol;}
@list l1:level4
        {mso-level-number-format:bullet;
        mso-level-text:\F0B7;
        mso-level-tab-stop:2.0in;
        mso-level-number-position:left;
        text-indent:-.25in;
        mso-ansi-font-size:10.0pt;
        font-family:Symbol;}
@list l1:level5
        {mso-level-number-format:bullet;
        mso-level-text:\F0B7;
        mso-level-tab-stop:2.5in;
        mso-level-number-position:left;
        text-indent:-.25in;
        mso-ansi-font-size:10.0pt;
        font-family:Symbol;}
@list l1:level6
        {mso-level-number-format:bullet;
        mso-level-text:\F0B7;
        mso-level-tab-stop:3.0in;
        mso-level-number-position:left;
        text-indent:-.25in;
        mso-ansi-font-size:10.0pt;
        font-family:Symbol;}
@list l1:level7
        {mso-level-number-format:bullet;
        mso-level-text:\F0B7;
        mso-level-tab-stop:3.5in;
        mso-level-number-position:left;
        text-indent:-.25in;
        mso-ansi-font-size:10.0pt;
        font-family:Symbol;}
@list l1:level8
        {mso-level-number-format:bullet;
        mso-level-text:\F0B7;
        mso-level-tab-stop:4.0in;
        mso-level-number-position:left;
        text-indent:-.25in;
        mso-ansi-font-size:10.0pt;
        font-family:Symbol;}
@list l1:level9
        {mso-level-number-format:bullet;
        mso-level-text:\F0B7;
        mso-level-tab-stop:4.5in;
        mso-level-number-position:left;
        text-indent:-.25in;
        mso-ansi-font-size:10.0pt;
        font-family:Symbol;}
ol
        {margin-bottom:0in;}
ul
        {margin-bottom:0in;}
--></style><!--[if gte mso 9]><xml>
<o:shapedefaults v:ext="edit" spidmax="1026" />
</xml><![endif]--><!--[if gte mso 9]><xml>
<o:shapelayout v:ext="edit">
<o:idmap v:ext="edit" data="1" />
</o:shapelayout></xml><![endif]-->
</head>
<body lang="EN-US" link="#467886" vlink="#96607D" style="word-wrap:break-word">
<div class="WordSection1">
<div>
<p class="MsoNormal">Hello everyone (students and faculty), <o:p></o:p></p>
<div>
<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal">The Graduate Division is shifting to a new process for the annual evaluation of continuing MA and PhD students. They have devised a new standardized form, the Annual Mentoring and Evaluation (AME) petition for us to use. The form is meant
 to streamline evaluation across the campus while also enabling students to contribute to the process through self-evaluation. Please note, if a student will have graduated by spring or summer of 2025, then no evaluation is necessary. <o:p></o:p></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal">I’ve attached the details on the AME process as they appeared in a recent email from Grad Div. I have also attached an AME template and a FAQ form. Please read them
<u>carefully,</u> as they detail how and when students will see their advisor’s comments and visa versa.  Other important changes are: <o:p></o:p></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal">1) <u>Each student</u> must initiate the form. (My understanding is that once the student section is submitted, the form automatically will be forwarded to the primary advisor.)<o:p></o:p></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal">2) <u>The primary advisor</u> will complete the faculty evaluation component. (If the student’s primary advisor is not yet identified, it will route to the Graduate Advisor.)<o:p></o:p></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal">3) <u>A hold</u> will be placed on the student’s fall enrollment if the form is not completed by
<u>September 30</u>. <o:p></o:p></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><b>I ask students to complete their portion of the AME asap—by June 9 if at all possible. I encourage primary advisors to complete the form asap once it is routed to them. It would be great if we could have this wrapped up by June 30, though
 I know that might not be possible. </b><o:p></o:p></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal">This is a fairly big change for us all. Please reach out to me if you have any questions.<o:p></o:p></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal">Yours,<o:p></o:p></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal">Jason <o:p></o:p></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
</div>
<div>
<div>
<div>
<div>
<div>
<div>
<div>
<p class="MsoNormal">Jason Weems<br>
History of Art Department, Director of Graduate Studies<br>
University of California, Riverside<br>
<a href="http://arthistory.ucr.edu">http://arthistory.ucr.edu</a><o:p></o:p></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
</div>
</div>
</div>
</div>
</div>
</div>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><u>Description of the AME Process from Graduate Division</u><o:p></o:p></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
</div>
<blockquote style="margin-left:30.0pt;margin-right:0in">
<div>
<div>
<p class="xmsonormal" style="mso-margin-top-alt:0in;margin-right:0in;margin-bottom:8.0pt;margin-left:0in;mso-line-height-alt:11.75pt">
<span style="font-family:"Calibri",sans-serif"> We are excited to let you know that the Annual Mentoring and Evaluation form is now available in R’Grad. This form will ease the process of submitting and tracking PhD students’ annual evaluations to the Graduate
 Division. As per the Graduate Council’s regulation, all PhD students must be evaluated on an annual basis. The form will also help graduate students and their major professors and/or program advisors to clearly articulate and align goals for the academic year
 with the intent to enhance communication and mentoring. At this time, each program can opt to have students and faculty complete the entire form or attach the evaluation that is already in place. If the choice is the latter, the major professor or graduate
 program advisor will also have to indicate if progress is satisfactory or unsatisfactory. If the student’s progress is unsatisfactory, a remediation plan will have to be described with what the student needs to do to get back to a satisfactory status within
 one academic year. All forms need to reach the Graduate Division by September 30^th. The program is responsible for communicating with the students and ensuring they initiate the form. Students who do not submit the form by the deadline will have
 a registration hold in the Fall.<o:p></o:p></span></p>
</div>
</div>
<div>
<div>
<p class="xmsonormal" style="mso-margin-top-alt:0in;margin-right:0in;margin-bottom:8.0pt;margin-left:0in;mso-line-height-alt:11.75pt">
<span style="font-family:"Calibri",sans-serif">The steps for completion of the form are:<o:p></o:p></span></p>
</div>
</div>
</blockquote>
<div>
<div>
<ul style="margin-top:0in" type="disc">
<ul style="margin-top:0in" type="disc">
<li class="xmsonormal" style="margin-top:0in;margin-bottom:8.0pt;mso-line-height-alt:11.75pt;mso-list:l0 level2 lfo1">
<span style="font-family:"Calibri",sans-serif">Step 1: Student completes the <b><u><span style="color:#00B0F0"><a href="https://rgrad.ucr.edu/app/"><span style="color:#00B0F0">Annual Mentoring and Evaluation (AME) in R'Grad</span></a></span></u></b><span style="color:#00B0F0">.</span> <o:p></o:p></span></li></ul>
</ul>
</div>
</div>
<blockquote style="margin-left:30.0pt;margin-right:0in">
<div>
<div>
<p class="xgmail-msolistparagraph" style="mso-margin-top-alt:0in;margin-right:0in;margin-bottom:8.0pt;margin-left:1.0in;mso-line-height-alt:11.75pt">
<span style="font-family:"Courier New"">o</span><span style="font-family:"Times New Roman",serif">   </span><span style="font-family:"Calibri",sans-serif">(optional) If additional collaborators are required to be part of the annual student review, they can
 be added into the routing. They have the option to add comments regarding the student's academic progress.<o:p></o:p></span></p>
</div>
</div>
</blockquote>
<div>
<div>
<ul style="margin-top:0in" type="disc">
<ul style="margin-top:0in" type="circle">
<li class="xmsonormal" style="margin-top:0in;margin-bottom:8.0pt;mso-line-height-alt:11.75pt;mso-list:l1 level2 lfo2">
<span style="font-family:"Calibri",sans-serif">Step 2: Student's major professor completes information regarding the student's progress. If the student doesn't have a major professor yet, the Graduate Advisor will complete this portion.<o:p></o:p></span></li></ul>
</ul>
<ul style="margin-top:0in" type="disc">
<ul style="margin-top:0in" type="circle">
<ul style="margin-top:0in" type="disc">
<li class="xmsonormal" style="margin-top:0in;margin-bottom:8.0pt;mso-line-height-alt:11.75pt;mso-list:l1 level3 lfo2">
<span style="font-family:"Calibri",sans-serif">If an internal program evaluation has already been completed, that can be attached here.<o:p></o:p></span></li></ul>
</ul>
</ul>
<ul style="margin-top:0in" type="disc">
<ul style="margin-top:0in" type="circle">
<li class="xmsonormal" style="margin-top:0in;margin-bottom:8.0pt;mso-line-height-alt:11.75pt;mso-list:l1 level2 lfo2">
<span style="font-family:"Calibri",sans-serif">Step 3: The AME returns to the student to review the assessment by the major professor and any collaborators. <o:p></o:p></span></li><li class="xmsonormal" style="margin-top:0in;margin-bottom:8.0pt;mso-line-height-alt:11.75pt;mso-list:l1 level2 lfo2">
<span style="font-family:"Calibri",sans-serif">Step 4: Graduate Staff review to track student progress and note completion of the AME for students in the program. <o:p></o:p></span></li><li class="xmsonormal" style="margin-top:0in;margin-bottom:8.0pt;mso-line-height-alt:11.75pt;mso-list:l1 level2 lfo2">
<span style="font-family:"Calibri",sans-serif">Step 5: Graduate Advisor review for final approval.<o:p></o:p></span></li><li class="xmsonormal" style="margin-top:0in;margin-bottom:8.0pt;mso-line-height-alt:11.75pt;mso-list:l1 level2 lfo2">
<span style="font-family:"Calibri",sans-serif">Step 6: Graduate Dean/Graduate Academic Affairs review. <o:p></o:p></span></li></ul>
</ul>
<ul style="margin-top:0in" type="disc">
<ul style="margin-top:0in" type="circle">
<ul style="margin-top:0in" type="disc">
<li class="xmsonormal" style="margin-top:0in;margin-bottom:8.0pt;mso-line-height-alt:11.75pt;mso-list:l1 level3 lfo2">
<span style="font-family:"Calibri",sans-serif">The AME for students making satisfactory progress will continue through the routing process and reviewed by the Graduate Division Academics Affairs office. All AME's with unsatisfactory progress will be reviewed
 by the Vice Provost and Dean of Graduate Studies<o:p></o:p></span></li></ul>
</ul>
</ul>
</div>
</div>
<blockquote style="margin-left:30.0pt;margin-right:0in">
<div>
<div>
<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
</div>
</div>
</blockquote>
<div>
<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><b>AME Template and FAQ Attached <o:p></o:p></b></p>
</div>
<blockquote style="margin-left:30.0pt;margin-right:0in">
<div>
<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
</div>
</blockquote>
</div>
</div>
</body>
</html>